Excelを使っていると、同じ項目を何度も入力する場面がありますよね。そんなときに便利なのが「プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）」です。これを使えば、選択肢から選ぶだけで入力ミスを防げ、作業効率もアップします。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Excelでプルダウンリストを作成する方法をご紹介します。
プルダウンリストとは？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると表示される選択肢のことです。例えば、性別や部署名、商品カテゴリーなど、あらかじめ決まった項目を選ぶ場面で活躍します。これを使うことで、手入力の手間が省け、入力ミスも減らすことができます。
プルダウンリストの作り方
方法1リストを直接入力する
- プルダウンリストを作成したいセルを選択します。
- 上部の「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択します。
- 「設定」タブで、「入力値の種類」から「リスト」を選びます。
- 「元の値」欄に、カンマ（,）で区切った項目を入力します。例男,女
- 「OK」をクリックすると、セルにプルダウンリストが表示されます。
方法2別のセルを参照する
- 別の場所に、プルダウンリストにしたい項目を縦に入力します。
- プルダウンリストを作成したいセルを選択します。
- 「データの入力規則」を開き、「入力値の種類」から「リスト」を選びます。
- 「元の値」欄で、先ほど入力した項目範囲を選択します。
- 「OK」をクリックすると、セルにプルダウンリストが表示されます。
方法3名前を付けて参照する
- 項目を入力したセル範囲を選択します。
- 上部の名前ボックスに、わかりやすい名前（例性別リスト）を入力し、Enterを押します。
- プルダウンリストを作成したいセルを選択します。
- 「データの入力規則」を開き、「入力値の種類」から「リスト」を選びます。
- 「元の値」欄に「=性別リスト」と入力し、「OK」をクリックします。
プルダウンリストの便利な使い方
- 入力ミスの防止選択肢から選ぶだけで、タイプミスや表記揺れを防げます。
- 作業効率の向上同じ項目を何度も入力する手間が省け、作業がスムーズに進みます。
- データの集計が簡単統一されたデータを集計することで、分析や報告がしやすくなります。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに項目を追加したい場合はどうすればいいですか？
追加したい項目を元のリストに入力し、「データの入力規則」を開いて「元の値」を更新することで、プルダウンリストに新しい項目が反映されます。
Q2: プルダウンリストを削除したい場合はどうすればいいですか？
プルダウンリストが設定されているセルを選択し、「データの入力規則」を開いて「すべてクリア」をクリックすることで、リストを削除できます。
Q3: プルダウンリストの項目を並べ替えたい場合はどうすればいいですか？
項目を入力したセル範囲を選択し、「データ」タブの「並べ替え」を使って順番を変更できます。その後、「データの入力規則」を開いて「元の値」を更新すると、プルダウンリストにも反映されます。
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まとめ
Excelのプルダウンリストを活用することで、入力ミスを減らし、作業効率を向上させることができます。初心者の方でも簡単に作成できるので、ぜひ試してみてください。もし他にもExcelの使い方や疑問があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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