Excelで「選択肢（ドロップダウンリスト）」を簡単に編集する方法

Excelで「選択肢（ドロップダウンリスト）」を使っていると、項目を追加したり削除したりしたくなることがありますよね。特に、仕事で使っているシートに新しい選択肢を加えたいときなど、どうすればいいのか迷ってしまうかもしれません。今回は、そんなときに役立つ、初心者でもわかりやすい方法をお伝えします。

ドロップダウンリストとは？

Excelのイメージ

ドロップダウンリストは、セルをクリックするとあらかじめ設定された選択肢が表示される機能です。例えば、担当者名や進捗状況など、決まった項目を選ぶときに便利です。これを使うことで、入力ミスを減らしたり、データを統一したりすることができます。

ドロップダウンリストの編集方法は、リストの作り方によって異なります。主に以下の2つの方法があります。

この方法では、リストの項目が直接入力されています。例えば、「はい,いいえ,未定」のようにカンマで区切られた項目が設定されています。

編集手順は以下の通りです。

ドロップダウンリストが設定されているセルを選択します。
「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
「設定」タブの「元の値」欄に、現在の項目が表示されます。ここに新しい項目を追加する場合は、カンマで区切って入力します。例えば、「はい,いいえ,未定,要確認」と入力します。
「OK」をクリックして完了です。

この方法では、リストの項目が他のセルに入力されており、そのセルを参照してドロップダウンリストが作成されています。

編集手順は以下の通りです。

リストの項目が入力されているセルを確認します。
新しい項目をそのセルの下に追加します。
ドロップダウンリストが設定されているセルを選択します。
「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
「設定」タブの「元の値」欄に、項目が入力されているセル範囲が表示されています。必要に応じて、この範囲を変更します。例えば、元の範囲が「」なら、新しい項目を含めるために「」とします。
「OK」をクリックして完了です。

リストの項目が増えるたびに手動で編集するのは手間がかかります。そこで、項目を自動で追加する方法をご紹介します。

=OFFSET($A$1,0,0,COUNTA($$A),1)

この設定を行うと、リストの項目が増えるたびにドロップダウンリストにも自動で反映されるようになります。

ドロップダウンリストが表示されない場合、以下の点を確認してください。

セルが選択されているか確認します。
「データ」タブの「データの入力規則」をクリックし、「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているか確認します。
「ファイル」タブの「オプション」をクリックし、「詳細設定」を選択します。「次のブックで作業する時の表示設定」にある「オブジェクトの表示」の項目で「すべて」にチェックが入っているか確認します。