Outlookを使っていて、「連絡先が増えてきて管理が大変」「複数の人に同じ内容のメールを送るのが面倒」と感じていませんか？特に、パソコンやスマホに詳しくない方には、連絡先の整理や一括送信は難しく感じるかもしれません。今回は、そんなお悩みを解決するために、Outlookで複数の連絡先を効率よく管理する方法をご紹介します。
連絡先グループを作成して一括送信を楽にする
Outlookのイメージ
連絡先グループとは？
連絡先グループは、複数の宛先を一つのグループとしてまとめ、同じ内容のメールを一度に送信できる便利な機能です。例えば、同じ部署のメンバーや友人グループに一斉にメールを送りたいときに活用できます。
連絡先グループの作成方法
- Outlookを開き、画面左または左下に表示されている人型のアイコン「連絡先」をクリックします。
- 「ホーム」タブで、「新しい連絡先グループ」を選択します。
- グループ名を入力し、「メンバーの追加」を選択します。
- 「Outlookの連絡先から」や「アドレス帳から」などからメンバーを追加し、「OK」をクリックします。
- 「保存して閉じる」をクリックして、グループを保存します。
これで、作成したグループに一度にメールを送ることができ、効率的に連絡を取ることができます。
連絡先の重複表示を解消する方法
なぜ連絡先が複数回表示されるのか？
同じ連絡先のアドレスとFAX番号をメールに追加すると、Outlookのアドレス帳に個別のエントリとして表示されることがあります。例えば、2つのメールアドレスとFAX番号を持つ連絡先が3回表示されることがあります。
重複表示を解消する方法
- 連絡先フォルダーをコンマ区切り値（CSV）ファイルにエクスポートします。
- Microsoft ExcelでCSVファイルを編集し、FAX番号を「その他の電話番号」フィールドや「メモ」フィールドに移動します。
- 編集したCSVファイルをOutlookにインポートし直します。
この方法で、連絡先の重複表示を解消できます。
連絡先を一括で登録・編集する方法
複数の連絡先を一度に登録する方法
- 「新しい連絡先」をクリックします。
- 必要な情報を入力し、「保存して新規作成」を選択します。
- 次の連絡先の入力画面が表示されるので、同様に情報を入力します。
これで、連絡先画面に戻ることなく新しい連絡先を入力でき、効率的に登録できます。
複数の連絡先を一括で編集する方法
- 編集する連絡先フォルダーを開き、「表示」タブで「表示の変更 > リスト」を選択します。
- 編集する連絡先のいずれかをダブルクリックして開き、編集を行います。
- 編集が完了したら、「保存して閉じる」をクリックします。
これで、連絡先の情報を一括で編集できます。
よくある質問や疑問
Q1: 連絡先グループを作成すると、他のデバイスでも同期されますか？
はい、Outlookはクラウドベースで同期されるため、同じアカウントでログインすれば、パソコン、スマホ、タブレットなど、どのデバイスからでも連絡先グループを確認できます。
Q2: 連絡先を一括でエクスポートできますか？
はい、Outlookでは連絡先をCSV形式でエクスポートすることができます。エクスポートしたファイルを他のアプリケーションやサービスにインポートすることも可能です。
Q3: 連絡先を他の人と共有できますか？
Outlookでは、連絡先を他のユーザーと共有することができます。共有するには、連絡先を選択し、「共有」オプションを使用します。
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まとめ
Outlookで複数の連絡先を効率よく管理するためには、連絡先グループの作成や連絡先の一括登録・編集を活用すると便利です。これらの機能をうまく使うことで、日々の業務や連絡がスムーズに進みます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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