Outlookで進捗管理を簡単に！初心者でもできるタスク管理術

Outlookを使って、タスクや進捗をしっかり管理したいけれど、操作が難しそうで不安…そんな方へ、初心者でも安心して使える方法をご紹介します。パソコンやスマホに自信がない方でも、これを読めばすぐに実践できるようになりますよ。

Outlookで進捗管理を始める前に知っておきたいこと

Outlookのイメージ

まず、Outlookには「To Do（タスク）」という機能があり、これを使うことでタスクの進捗を簡単に管理できます。例えば、上司からの依頼やメールで届いた仕事も、すぐにタスクとして登録して進捗を追うことができます。

タスクを作成するには、Outlookの画面左側にある「To Do」アイコンをクリックします。すると、「タスクを追加」という欄が表示されるので、そこにやるべきことを入力します。例えば、「会議資料の作成」や「顧客へのメール返信」などです。

タスクをダブルクリックすると、詳細画面が開きます。ここで以下の項目を設定できます

ここがポイント！

タスクが完了したら、タスクの左側にあるチェックボックスをクリックして完了にします。完了したタスクは「完了済み」として表示され、進捗が一目でわかります。

Outlookでは、受信したメールをそのままタスクとして登録することもできます。例えば、上司からの指示メールをタスクに変換することで、やるべきことを漏れなく管理できます。

ここがポイント！

大きなタスクは「ステップ」を使って細分化すると、進捗がわかりやすくなります。例えば、「資料作成」「資料確認」「資料送付」のように分けることで、どこまで進んでいるかが明確になります。

タスクに「仕事」「プライベート」「重要」などのカテゴリを設定すると、タスクの優先順位や種類が一目でわかります。

チームでタスクを共有する場合、Outlookの「グループ」機能を使うと便利です。タスクをグループ内で共有することで、進捗状況をみんなで確認できます。

OutlookのTo Doは、Outlook内でタスクを管理する機能です。一方、Microsoft To Doは、スマホや他のデバイスでもタスクを管理できるアプリです。どちらも連携しているので、どちらからでもタスクの進捗を確認できます。

Outlookの「タスクの依頼」機能を使うと、他の人にタスクを割り当てることができます。タスクを作成した後、「タスクの依頼」を選択し、相手のメールアドレスを入力するだけで、タスクを共有できます。

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OutlookのTo Doを使えば、タスクの進捗管理が簡単にできます。メールから直接タスクを作成したり、ステップやカテゴリで整理したりすることで、さらに効率的に管理できます。パソコンやスマホに自信がなくても、少しずつ覚えていけば大丈夫です。ぜひ、今日から試してみてくださいね。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。