Outlookでメール保存を自動化する方法【初心者向け解決ガイド】

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皆さん、こんにちは。日々の業務で、Outlookのメールを手動で保存するのは大変ですよね。特に、毎日多くのメールを処理していると、時間も手間もかかります。そこで今回は、Outlookのメール保存を自動化する方法をご紹介します。これをマスターすれば、作業効率がぐんとアップしますよ。

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Outlookのメール保存を自動化するメリット

Outlookのイメージ

Outlookのイメージ

まず、なぜメール保存の自動化が必要なのでしょうか。手動での保存は、以下のようなデメリットがあります。

ここがポイント！

  • 時間がかかる
  • 保存ミスが起こりやすい
  • 重要なメールを見落とす可能性がある

自動化することで、これらの問題を解消し、業務効率を向上させることができます。

メール保存を自動化する方法

Outlookでメール保存を自動化する方法はいくつかありますが、ここでは初心者の方でも取り組みやすい方法を2つご紹介します。

1. Outlookのマクロ機能を使う方法

Outlookには、マクロ（VBA）という機能があり、これを使ってメールの保存を自動化できます。具体的には、以下の手順で設定します。

  1. Outlookを開き、キーボードの「Alt」キーと「F11」キーを同時に押して、VBAエディタを起動します。
  2. 「ThisOutlookSession」をダブルクリックし、コードウィンドウを開きます。
  3. 以下のコードをコピーして、コードウィンドウに貼り付けます。
    vba
    Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
    Dim objMail As MailItem
    Dim objNamespace As NameSpace
    Dim objFolder As Folder
    Dim strFolderPath As String
    Dim strFileName As String
    Dim strEntryID As String
    Dim arrEntryIDs() As String
    Dim i As Integer

    Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
    arrEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")

    For i = LBound(arrEntryIDs) To UBound(arrEntryIDs)
    strEntryID = arrEntryIDs(i)
    Set objMail = objNamespace.GetItemFromID(strEntryID)
    If objMail.Class = olMail Then
    ' 保存先フォルダのパスを指定
    strFolderPath = "C:\Your\Desired\Path\"
    ' メールの件名をファイル名として使用（無効な文字を置換）
    strFileName = Replace(objMail.Subject, "/", "_")
    strFileName = Replace(strFileName, "\", "_")
    strFileName = Replace(strFileName, ":", "_")
    strFileName = Replace(strFileName, "*", "_")
    strFileName = Replace(strFileName, "?", "_")
    strFileName = Replace(strFileName, """", "_")
    strFileName = Replace(strFileName, "<", "_") strFileName = Replace(strFileName, ">", "_")
    strFileName = Replace(strFileName, "|", "_")
    ' メールを保存
    objMail.SaveAs strFolderPath & strFileName & ".msg", olMSG
    End If
    Next i
    End Sub

  4. 「Ctrl」キーと「S」キーを同時に押して、コードを保存します。
  5. VBAエディタを閉じます。

これで、新しいメールを受信するたびに、指定したフォルダに自動的に保存されるようになります。

2. Power Automateを使う方法

Microsoftが提供する「Power Automate」を使って、メールの保存を自動化することもできます。こちらは、プログラミングの知識がなくても設定できるので、初心者の方におすすめです。

  1. 「Power Automate」のウェブサイトにアクセスし、Microsoftアカウントでサインインします。
  2. 左側のメニューから「作成」をクリックし、「自動化されたクラウド フロー」を選択します。
  3. フローの名前を入力し、トリガーに「Outlook.com – 新しい電子メールが届いたとき」を選択します。
  4. 「次へ」をクリックし、アクションに「ファイル – ファイルを作成」を選択します。
  5. 保存先のフォルダやファイル名を設定し、メールの内容をファイルに保存するように設定します。
  6. 「保存」をクリックして、フローを有効にします。

これで、新しいメールが届くたびに、指定した場所にメールが自動的に保存されます。

よくある質問や疑問

Q1. マクロを有効にするにはどうすればいいですか？

Outlookでマクロを有効にするには、以下の手順を行ってください。

  1. Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックします。
  2. 「オプション」を選択し、「セキュリティセンター」をクリックします。
  3. 「セキュリティセンターの設定」をクリックし、「マクロの設定」を選択します。
  4. 「警告を表示してすべてのマクロを無効にする」を選択し、「OK」をクリックします。

これで、マクロが有効になります。

Q2. Power Automateは無料で使えますか？

Power Automateには無料プランと有料プランがあります。基本的な機能は無料で利用できますが、より高度な機能や多くのフローを作成する場合は、有料プランの検討をおすすめします。

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まとめ

Outlookのメール保存を自動化することで、日々の業務が大幅に効率化されます。マクロやPower Automateを活用して、ぜひ自動化に挑戦してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。

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