皆さん、こんにちは。日々のメール管理、大変ですよね。特に、古いメールが溜まってくると、受信トレイがいっぱいになってしまいます。そんな時に便利なのが、Outlookの「アーカイブポリシー」です。今日は、このアーカイブポリシーの設定方法を、初心者の方にもわかりやすくお伝えします。
アーカイブポリシーとは？
Outlookのイメージ
まず、アーカイブポリシーとは何かをご説明します。簡単に言うと、一定期間が経過したメールを自動的に別の場所（アーカイブ）に移動して、受信トレイをすっきり保つための仕組みです。例えば、1年前のメールを自動的にアーカイブに移動するよう設定すれば、古いメールが受信トレイに溜まる心配がなくなります。
Outlookでのアーカイブポリシーの設定方法
では、具体的にOutlookでアーカイブポリシーを設定する手順を見ていきましょう。ここでは、Outlook on the web（ウェブ版）を例に説明します。
- Outlook on the webにサインイン
– まず、ウェブブラウザでOutlook on the webにアクセスし、アカウントにサインインします。 - 対象のフォルダーを選択
– 左側のフォルダー一覧から、アーカイブポリシーを設定したいフォルダーを右クリックします。 - ポリシーの割り当て
– 表示されるメニューから「ポリシーの割り当て」を選択します。 - アーカイブポリシーの選択
– 「アーカイブポリシー」の一覧から、希望する期間（例1年後にアーカイブ）を選びます。 - 設定の保存
– 選択が完了したら、設定を保存します。これで、指定した期間が経過したメールが自動的にアーカイブに移動されます。
この設定により、古いメールが自動的にアーカイブされ、受信トレイが常に整理された状態を保てます。
アーカイブされたメールの確認方法
アーカイブされたメールは、通常の受信トレイとは別の「アーカイブ」フォルダーに移動されます。このフォルダーは、フォルダー一覧の中に表示されています。アーカイブされたメールを確認したいときは、この「アーカイブ」フォルダーをクリックするだけです。
よくある質問や疑問
Q1: アーカイブされたメールは削除されますか？
いいえ、アーカイブされたメールは削除されません。受信トレイから「アーカイブ」フォルダーに移動するだけなので、いつでもアクセスして閲覧できます。
Q2: アーカイブポリシーは自分でカスタマイズできますか？
はい、できます。ただし、組織や使用しているOutlookのバージョンによっては、管理者がポリシーを設定している場合があります。その場合は、管理者に問い合わせてください。
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まとめ
Outlookのアーカイブポリシーを活用することで、受信トレイを整理し、業務効率を向上させることができます。設定も簡単なので、ぜひ試してみてください。他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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