Wordで文書を編集していると、変更履歴がどんどん増えてきますよね。特に、何度も修正を加えた場合、最初の変更履歴を反映させた後に、次の変更をどう扱うかが悩みどころです。今回は、そんな「変更履歴を2回目以降に反映する方法」について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
変更履歴の基本何をどう記録するのか
Wordのイメージ
Wordの「変更履歴」機能は、文書の編集内容を記録し、誰がどの部分を変更したのかを明確にするためのものです。これにより、複数人での共同作業や、過去の編集内容を確認する際に非常に便利です。
- 変更履歴を有効にする方法「校閲」タブを開き、「変更履歴の記録」をクリックします。これで、文書内のすべての変更が記録されるようになります。
- 変更履歴を表示する方法「校閲」タブで「変更履歴を表示」を選択すると、挿入、削除、書式変更など、さまざまな変更内容を確認できます。
変更履歴を2回目以降に反映する方法
最初の変更履歴を承認した後、次の変更をどう扱うかがポイントです。以下の手順で進めていきましょう。
- 変更履歴を表示する「校閲」タブで「変更履歴を表示」を選択し、変更内容を確認します。
- 変更を承認または拒否する変更箇所を右クリックし、「承諾」または「拒否」を選択します。これにより、その変更が文書に反映されます。
- 次の変更に進む「校閲」タブで「次へ」を選択すると、次の変更箇所に移動します。
- すべての変更を一括で反映する複数の変更を一度に反映させたい場合、「校閲」タブで「すべて承諾」または「すべて拒否」を選択します。
変更履歴の詳細設定とカスタマイズ
変更履歴の表示方法や色をカスタマイズすることで、さらに見やすくすることができます。
- 色の変更「校閲」タブで「変更履歴の詳細オプション」を選択し、変更の種類ごとに色を設定できます。例えば、挿入は青色、削除は赤色など、視覚的にわかりやすく設定することが可能です。
- 表示形式の変更「変更履歴の詳細オプション」で、変更された行の表示方法や、文字列の移動の記録など、詳細な設定ができます。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴を2回目以降に反映する際、前回の変更内容を忘れないようにするにはどうすれば良いですか？
前回の変更内容を記録した文書を保存しておくことで、次回の編集時に参照できます。また、変更履歴の詳細設定で、変更内容を一覧で表示することも可能です。
Q2: 変更履歴を反映させる際、誤って重要な変更を拒否してしまった場合、元に戻すことはできますか？
はい、変更履歴を元に戻すことができます。「校閲」タブで「元に戻す」を選択すると、直前の操作を取り消すことができます。
Q3: 変更履歴を反映させた後、文書の体裁が崩れることがあります。どう対処すれば良いですか？
変更履歴を反映させた後、文書の体裁が崩れることがあります。その場合、文書のレイアウトを再調整することで、元の体裁に戻すことができます。
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まとめ
Wordの「変更履歴」機能を活用することで、文書の編集内容を明確にし、複数人での共同作業や過去の編集内容の確認がスムーズに行えます。2回目以降の変更を反映させる際は、変更箇所を確認し、承認または拒否することで、文書を整理整頓できます。また、変更履歴の詳細設定を活用することで、さらに見やすくすることが可能です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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